كيف تختار أفضل شركة تصميم بروفايل شركة؟ دليل قبل أن تطلب ملفك التعريفي

أول خطوة في اختيار شركة تصميم بروفايل الشركات لا تتعلق بالشركة نفسها، بل بملفك أنت: لمن سيُرسل، وما القرار الذي تريده من قارئه؟ فالإجابة تغيّر ترتيب الصفحات وطولها ونبرتها، وتحدد نوع الخبرة التي تحتاجها ممن سيصممه.

البروفايل الموجه للعملاء يركز على الخدمات والأعمال وسهولة التواصل، وكثيراً ما يُقرأ على الجوال بعد رسالة واتساب. أما الملف المطلوب للمنافسات وتسجيل الموردين فقارئه مُقيّم يبحث عن معلومات محددة، كبيانات السجل والخبرات المشابهة والكوادر والشهادات، ويقارن بين عدة ملفات في وقت قصير. والملف الموجه لشريك أو مستثمر يقترب من العرض التقديمي، ويحتاج قصة واضحة وأرقاماً موثقة، وقد يفيدك فيه دليلنا عن تجهيز عرض تقديمي يقنع العميل أو المستثمر.

ويختلف الأمر كذلك بحسب القطاع؛ فالملف التعريفي لشركة مقاولات يحتاج مساحة للمشاريع والمعدات وشهادة التصنيف إن وُجدت، وبروفايل مكتب المحاماة يحتاج عرضاً رصيناً لمجالات الممارسة وبيانات الترخيص والفريق، وبروفايل شركة النقليات يهتم بالأسطول ونطاق التغطية وإجراءات السلامة. اكتب الغرض والقارئ المستهدف في سطرين قبل أن تتواصل مع أي جهة، وأرسلهما في رسالتك الأولى؛ فطريقة تعامل الجهة مع هذين السطرين أول اختبار لها.

كثير من الملفات التعريفية تضعف بسبب النص لا التصميم: فقرات منسوخة، ورؤية ورسالة تصلحان لأي شركة، وعبارات مثل «شركة رائدة تسعى إلى التميز» لا تخبر القارئ بشيء. ولهذا فالسؤال الأهم قبل التعاقد: من سيكتب المحتوى؟ وما حدود دوره؟

هناك ثلاثة مستويات شائعة للعمل على النص. الأول تنسيق المحتوى كما ترسله أنت، وهو مناسب إذا كان لديك نص جيد ومراجَع. والثاني صياغة المحتوى باحتراف، أي أن تقدم المعلومات الخام فيعيد الكاتب ترتيبها واختصارها، ويحوّل العبارات العامة إلى حقائق محددة. والثالث كتابة المحتوى بالكامل من خلال أسئلة أو جلسة تعريفية، وهو الأنسب لمن لا يملك وقتاً أو لا يملك نصاً أصلاً.

تأكد أن المستوى المتفق عليه مكتوب في العرض، وأن الجهة ستسألك عن نشاطك وعملائك ومشاريعك قبل أن تبدأ؛ فمن يبدأ التصميم دون أسئلة سيملأ الصفحات بنصوص عامة. وإذا أردت أن تعرف ما الذي يجب أن يحتويه الملف أصلاً، فراجع دليلنا عن عناصر البروفايل الاحترافي للشركات، ومقالنا عن كتابة صفحة «من نحن».

سواء تعاملت مع شركة تصميم أو مع مصمم بروفايل شركات مستقل، فالمعايير نفسها تنطبق. وهي معايير تستطيع التحقق منها من نماذج الأعمال ومن العرض المكتوب، دون الاعتماد على ما تقوله الجهة عن نفسها.

ولا تجعل عدد الصفحات أو كثرة الزخارف مقياساً للجودة؛ فالملف الطويل قد يخفي المعلومة المهمة بين التفاصيل، والزخرفة الزائدة قد تضعف الوضوح. أما تصميم بروفايل شركة احترافي فيُقاس بقدرته على إيصال ما تريد خلال دقائق قليلة من التصفح.

ولأن كثيراً من الجهات تعرض أغلفة لافتة في معارض أعمالها، اطلب دائماً ملفاً كاملاً أو صفحات داخلية من أكثر من نموذج، وتصفحها على جوالك كما سيتصفحها عميلك. وهذه سبعة معايير ننصح بها:

الأسئلة الجيدة توفر عليك سوء فهم يكتشفه الطرفان بعد التسليم. أرسلها مكتوبة واطلب إجابات مكتوبة، فوضوح الرد وسرعته جزء من تقييمك للجهة.

ولا تتردد في طرح هذه الأسئلة على كل جهة تتواصل معها، ونحن منها؛ فالجهة الواثقة من طريقة عملها ترحب بها ولا تراها تشكيكاً. وهذه قائمة يمكنك نسخها كما هي:

بعض المؤشرات تظهر مبكراً، من الرسالة الأولى أو من العرض المكتوب، وتستحق أن تتوقف عندها قبل أي التزام.

وأخطرها أن يقترح عليك المصمم أرقاماً أو إنجازات أو شعارات عملاء غير حقيقية «لتجميل» الملف. فالملف التعريفي وثيقة قد تُراجع بدقة، خاصة في المنافسات وتسجيل الموردين، والمعلومة التي لا تستطيع إثباتها قد تُسقط ثقة القارئ بالملف كله، وتضعك في موقف محرج أمام جهة تتحقق مما يصلها. ومن العلامات الأخرى:

قوالب البروفايل الجاهزة وملفات «بروفايل شركة جاهز PDF» المنتشرة على الإنترنت ليست خطأً دائماً. فإذا كنت تحتاج ملفاً داخلياً سريعاً، أو تعريفاً مؤقتاً لنشاط ناشئ لم تتضح خدماته بعد، فقد يكفيك قالب جيد تملؤه بمعلوماتك بعناية.

لكن القالب يصل إلى حدوده بسرعة حين يقارن العميل بينك وبين غيرك، أو حين تتقدم لمنافسة أو تطلب التسجيل كمورد. فهو مصمم لمحتوى افتراضي لا لمحتواك: صفحات لا تحتاجها، وأماكن صور لا تملك ما يملؤها، وترتيب لا يتبع أسئلة قارئك. وقد يكون القالب نفسه في ملفات شركات أخرى وصلت إلى القارئ نفسه.

أما التصميم الخاص فيبدأ من محتواك وغرضك، ويُبنى على هويتك، ويُختبر على الجوال قبل الطباعة. والمعيار العملي للاختيار بسيط: إذا كان الملف سيُستخدم في قرار مهم لدى عميل أو جهة، فالتصميم الخاص يستحق الوقت الذي يحتاجه. وإذا قررت الاستعانة بقالب، فطبّق عليه المعايير والأسئلة السابقة نفسها.

تختلف المخرجات من جهة إلى أخرى، لذلك اطلب قائمة مكتوبة بكل ما ستستلمه، ولا تكتفِ بعبارة «بروفايل احترافي». ويتحدد حجم العمل في أي بروفايل بعوامل واضحة: عدد الصفحات، ومستوى العمل على المحتوى من التنسيق إلى الكتابة الكاملة، وعدد النسخ المطلوبة، والحاجة إلى نسخة إنجليزية أو ملف ثنائي اللغة، وتوفر الصور أو الحاجة إلى صور مرخصة.

أما المدة، فالتصميم نفسه غالباً لا يأخذ الوقت الأطول، بل جمع المعلومات وصور المشاريع ومراجعة النصوص واعتمادها. ولهذا تعتمد المدة الواقعية عليك بقدر ما تعتمد على المصمم: جهّز نبذتك وقائمة خدماتك ومشاريعك وشعارك وصورك قبل البدء، وخصص وقتاً للمراجعة في كل مرحلة. وإذا كان لديك موعد قريب، فاسأل عن التسليم المستعجل؛ ففي «مبرمج» يمكن اختصار المدة إلى نحو ثلثيها.

وللمقارنة، هذه مخرجات باقات البروفايل في «مبرمج» كما نكتبها في العرض، والمدة بأيام العمل تبدأ من استلامنا لمعلومات مشروعك:

لا نطلب منك أن تصدق أننا الخيار المناسب لك، بل نعرض طريقة عملنا مقابل المعايير السابقة لتحكم بنفسك. تبدأ بإرسال نوع نشاطك والغرض من الملف على الواتساب، فنرسل لك عرضاً مكتوباً فيه الباقة والمخرجات والمدة، ونبدأ بعد موافقتك.

بعدها نرسل لك قائمة أسئلة مختصرة عن شركتك وخدماتك ومشاريعك، ونستقبل أي ملفات أو صور أو بروفايل قديم لديك، ثم نجهّز خطة صفحات توضح ترتيب الأقسام قبل التصميم. ونعمل على النص بحسب الباقة، من تنسيقه إلى صياغته أو كتابته بالكامل، وتراجعه أنت وتعتمده قبل التصميم النهائي. ولا نضع في الملف أرقاماً أو إنجازات أو أسماء عملاء إلا ما تزودنا به.

ثم نصمم الغلاف وصفحتين نموذجيتين أولاً لتعتمد الأسلوب، ونكمل بقية الصفحات على النمط نفسه بألوان هويتك وخطوطها. وبعد مراجعتك وتعديلاتك نسلّمك النسخ المكتوبة في باقتك، مع شرح مختصر لطريقة تحديث الملف بنفسك. ونعمل عن بُعد مع الشركات في الرياض وجدة والدمام وبقية مدن المملكة، فالتواصل عبر الواتساب، والاجتماعات عبر الإنترنت، والتسليم إلكتروني.

وإذا أردت أن ترى أسلوبنا قبل التواصل، فتصفح مكتبة الأعمال في موقعنا، وراجع تفاصيل الباقات الثلاث في صفحة الباقات أو في صفحة خدمة تصميم بروفايل الشركات. وهذه خلاصة طريقة عملنا مقابل المعايير التي عرضناها:

س: هل تكتب شركة التصميم محتوى البروفايل أم أجهزه بنفسي؟ ج: يختلف ذلك من جهة لأخرى، فاسأل عنه صراحة قبل التعاقد؛ فبعض الجهات تنسق ما ترسله فقط، وبعضها يصوغ المحتوى من معلوماتك، وبعضها يكتبه بالكامل. وفي «مبرمج» يختلف مستوى العمل على النص بحسب الباقة، وفي كل الحالات تراجع النص وتعتمده قبل التصميم النهائي.

س: كم عدد صفحات بروفايل الشركة المناسب؟ ج: لا يوجد رقم ثابت، فالعدد يتبع حجم نشاطك وعدد خدماتك ومشاريعك والغرض من الملف. كثير من الشركات الصغيرة والمتوسطة يكفيها ما بين 12 و24 صفحة، وقد تحتاج الملفات المقدمة للمنافسات أو التي تعرض مشاريع كثيرة إلى أكثر. والأهم أن تكون كل صفحة مفيدة لقارئها.

س: كم يستغرق تصميم بروفايل شركة؟ ج: تعتمد المدة على عدد الصفحات ومستوى العمل على المحتوى وسرعة توفر المعلومات والمراجعة. وفي باقاتنا تتراوح بين 4 و8 أيام عمل بحسب الباقة، وتبدأ من استلام معلوماتك، مع خيار تسليم مستعجل يختصرها إلى نحو ثلثيها.

س: ما الفرق بين بروفايل الشركة والعرض التقديمي؟ ج: البروفايل يُقرأ وحده دون شرح منك، لذلك يحمل معلومات أكمل ونصوصاً أطول. أما العرض التقديمي فيُعرض أثناء حديثك في اجتماع، فيعتمد على عناوين قصيرة وصور ورسوم ويترك التفاصيل لك. ويمكن تصميمهما بالهوية نفسها إذا احتجت إليهما معاً.

س: هل أحتاج نسخة جوال من البروفايل؟ ج: إذا كنت ترسل ملفك عبر الواتساب أو البريد فالأرجح نعم، لأن نسخة الطباعة الأفقية تظهر على شاشة الجوال بنص صغير يحتاج تكبيراً في كل صفحة. والنسخة الطولية بخط أكبر وحجم ملف خفيف تجعل القراءة أسهل، وتبقى نسخة الطباعة للاجتماعات والمعارض.

س: هل أستلم ملف PowerPoint قابلاً للتعديل؟ ج: اسأل عن ذلك قبل التعاقد، لأن بعض الجهات تسلّم ملف PDF فقط. والملف القابل للتعديل يتيح لك تحديث معلومة أو إضافة مشروع دون طلب تصميم جديد. وفي «مبرمج» يأتي ملف PowerPoint ضمن باقة «احترافي»، وبالمقاسين الأفقي والطولي في باقة «متكامل».

س: هل أحتاج نسخة إنجليزية من الملف التعريفي؟ ج: إذا كنت تتعامل مع شركات أجنبية، أو تطلب منك بعض الجهات الملف باللغتين، فالنسخة الإنجليزية أو الملف ثنائي اللغة مفيد. والمهم ألا تكون ترجمة حرفية، وأن يُراعى فيها اتجاه الصفحات والخطوط المناسبة. ويمكن إضافتها في «مبرمج» إلى أي باقة.